Nesta quinta-feira (5), a Diretoria de Documentação e Registro da Assembleia Legislativa apresentou o Plano de Gestão Documental, durante reunião com a presença de dirigentes e servidores representantes de todos os setores da Casa.
O documento foi elaborado pela empresa Arquivar, que fará a implantação durante o período estabelecido no contrato. Depois, a Assembleia assumirá a execução. O Plano integra a lista de projetos apresentados pela Diretoria de Documentação e Registro dentro do Planejamento Estratégico da Casa.
A diretora de Registro e Documentação, Simone Limeira, falou sobre a importância da iniciativa no contexto da implantação do Planejamento Estratégico da Assembleia.
“É um instrumento de suma importância no processo de implantação do Planejamento Estratégico, uma das marcas da gestão do presidente Othelino Neto. Esse instrumento permitirá a otimização do nosso trabalho”, afirmou Simone Limeira.
Ela destacou, ainda, o apoio que o setor tem recebido do presidente Othelino Neto e da Assessoria de Planejamento Estratégico da Assembleia. “Nossa intenção é que a Assembleia seja referência para outras casas legislativas e instituições em termos de gestão documental”, enfatizou.
Comissão
Segundo a diretora-adjunta de Documentação e Registro, Sumika Tanaka Martins, será criada uma Comissão de Avaliação de Documentos, constituída de representantes dos setores de maior demanda de documentos que, a partir de cada diretoria, estabelecerá a tabela de temporalidade para a guarda desses arquivos. “O que otimizará a questão de espaço, busca e preservação dos documentos, tanto internamente quanto por meio de uma consulta feita pelo público externo por intermédio de nosso site”, ressaltou.
“Cada diretoria vai estabelecer a importância dos documentos originados em seu setor. Há documentos que podem ser descartados de imediato, outros que precisam da guarda permanente ou ser catalogados e digitalizados. Esse trabalho será feito por essa comissão. Isso precisa ser feito de imediato”, complementou Sumika